standard-transaction

Referensi

Info	Detail
Menu Name	FStandardTransaction
Menu ID	201

Standard Transaction adalah menu yang digunakan untuk menginput jurnal akuntansi secara manual. Menu ini mengakomodir kebutuhan pencatatan jurnal yang tidak tercatat secara otomatis oleh sistem. Menu ini juga dapat digunakan untuk kebutuhan jurnal penyesuaian, jurnal pembalik, dan jurnal lainnya

1. Double Klik menu Standard Transaction lalu klik insert

1. Code, Kode transaksi terbentuk melalui 2 cara, yaitu,

• Yang pertama melalui Transaction Code Setting, secara otomatis kode akan terbentuk berdasarkan settingan di menu ini (lihat manual guide Manual Guide Transaction Code Setting).
• Yang kedua dengan cara manual input, user dapat mengisi manual yang ada pada kolom Code.

1. Branch, diambil dari setingan default Entity di menu User Maintenance

2. Entity, diambil dari setingan default Entity di menu User Maintenance

3. Effective date, tanggal Standard Transaction Efektif (berlaku)

4. Type, tipe jurnal yang akan di input

5. JU, yaitu jurnal Umum

6. JP, yaitu Jurnal Penyesuaian

7. Reference Number, nomor referensi terkait jurnal yang dibentuk

8. Currency, mata uang yang digunakan dalam transaksi ini,

9. Exchange Rate, kurs mata uang yang digunakan dalam transaksi ini

10. Is reverse, jika diaktifkan maka sistem akan menganggap jurnal ini sebagai jurnal pembalik

1. Langkah pertama adalah click tombol insert pada Section detail untuk menambahkan row seperti gambar di atas.
2. Kemudian double click kolom Account Code (…) atau click tombol enter di keyboard untuk mencari Kode Akun yang akan digunakan. Akan muncul halaman Search Account.
3. Account Search, Ketik kode akun pada kolom account, kemudian click tombol Retrieve untuk menampilkan data. Apabila ingin menampilkan semua kode akun, dengan cara mengosongkan kolom kode akun, maka akan menampilkan data seperti gambar di bawah ini.
4. Lalu click salah satu row atau baris untuk akun yang digunakan. Otomatis akan mengisi row yang ada pada detail transaksi.

1. Kemudian isi kolom-kolom yang ada di bawah ini.

2. Cost Center, nama Cost Center

3. Project Code, kode project (jika jurnal ini ada kaitannya dengan project yang berjalan)

4. Project Name, Nama project (jika jurnal ini ada kaitannya dengan project yang berjalan)

5. Description, deskripsi atas jurnal yang dibentuk

6. Debit, kolom debit atas jurnal yang akan dibentuk

7. Credit, kolom Kredit atas Jurnal yang akan dibentuk

8. Ulangi langkah pertama di detail untuk menambah jurnal entry yang diperlukan

9. Klik save atau Ctrl + S untuk menyimpan transaksi

10. GL Calendar Doesn't Exist For This Periode, artinya periode laporan keuangan belum ada, buatlah terlebih dahulu di menu GL Calendar (lihat manual guide GL Calendar).

11. Closed Transaction At GL Calendar For This Periode, artinya periode laporan keuangan yang sudah di tutup buku tidak bisa dilakukan Insert Data, terkecuali periode tersebut dibuka kembali (lihat manual guide GL Calendar).

12. Exchange Rate Doesn't Exist, apabila kolom Exchange Rate nilainya lebih kecil dari 1

13. Data Detail Can't Empty, apabila data grid detail di tab Detail tidak ada isinya.

14. Data Detail Not Complete, Just One Row Data, untuk membuat 1 jurnal setidaknya diperlukan 2 entry yang berpasangan dan jumlah dari debit dan kreditnya seimbang. Sehingga setidaknya diperlukan 2 buah baris untuk membentuk satu buah jurnal, apabila hanya satu baris saja maka tidak bisa dilakukan Save Data.

15. Amount Standard Transaction Higher Than Amount Balance For This Period, apabila akun yang digunakan adalah akun kas/bank maka akan dilakukan pengecekan saldonya, apabila nilai saldo lebih kecil daripada nilai transaksi maka data tidak akan bisa di Save Data.

16. Not Balance Transaction, Debit = XXX and Credit = XXX , sisi debit dan sisi kredit ketika dijumlahkan tidak sama

1. Transaction invalid multiple cash / bank , terdapat lebih dari satu kode akun kas / bank pada jurnal ini

1. GL Number, Nomor General ledger yang otomatis terbentuk oleh sistem
2. Daybook, tipe transaksi yang dilakukan (untuk jurnal yang dibentuk di Standard transaksi akan otomatis terisi “SYSTEM”)
3. Posted, jurnal telah di posting jika terisi (Y) dan jurnal belum diposting jika terisi (N)
4. Is Reverse, tipe jurnal pembalik jika terisi (Y)
5. User Create, user yang membuat jurnal pertama kali.
6. Date Create, tanggal real insert transaksi, terisi otomatis berdasarkan tanggal server.
7. User Update, user yang melakukan edit, update dan save transaksi.
8. Date Update, tanggal real edit transaksi, terisi otomatis berdasarkan tanggal server.

Transaksi Update Insert Data

1. Transaction Post

Inputan di menu Standard Transaction akan masuk kemenu Transaction Post

1. Budget Module

Akan update terhadap module budget dengan catatan

1. Account yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y
2. Cost Center yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Administration Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom Realization, bertambah senilai transaksi yang diinput.
3. Project yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Project Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom Realization, bertambah senilai transaksi yang diinput.

Pada menu ini tidak dapat dilakukan Edit Data

Pada menu ini dapat dilakukan delete data dengan cara memilih data yang ingin dihapus dan lalu klik delete. Data yang bisa dihapus adalah data yang belum dilakukan Posting, tetapi apabila sudah dilakukan Posting maka data jurnal tidak bisa dihapus, akan muncul notif : Can't Delete Posted Transaction

Transaksi Update Delete Data

1. Budget Module

Akan update terhadap module budget dengan catatan

1. Account yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y
2. Cost Center yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Administration Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom Realization, berkurang senilai transaksi yang diinput.
3. Project yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Project Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom Realization, berkurang senilai transaksi yang diinput.

Untuk melakukan print dokumen click tombol Print di program atau tekan tombol ctrl+p untuk menampilkan print out, kemudian click tombol preview.

Dapat dilihat dari print out di atas , terdapat informasi yang dapat digunakan oleh bagian-bagian yang membutuhkan. Berikut penjelasannya,

1. Logo dan identitas perusahaan
2. Informasi dokumen
3. Informasi akun-akun yang digunakan untuk transaksi.
4. Document approval, yang menjadi otoritas persetujuan atas dokumen.

Video Tutorial Standard Transaction

Tutorial Financial - General Ledger - Standard Transaction