AP Invoice

Referensi

Info	Detail
Menu Name	FVoucher
Menu ID	170

AP Invoice adalah sub modul Financial untuk mengelola dan mencatat hutang dari Supplier atas transaksi pembelian non tunai.

Menu ada di : Financial >> AP Invoice >> AP Invoice

Insert Data

Header

1. Click tombol Insert di program untuk membuka halaman input.
2. Isi field berikut:

Field	Keterangan
Code	Kode transaksi — otomatis dari Transaction Code Setting, atau input manual.
Entity	Dari default Entity di User Maintenance.
Branch	Dari default Branch di User Maintenance.
Supplier	Nama Supplier (Taxable, Tax Class, Tax Include, Credit Terms, Currency terisi otomatis dari master Supplier).
Cost Center	Dari default Cost Center di User Maintenance.
Effective Date	Tanggal pengakuan hutang dan jurnal. Due Date = Effective Date + Interval Credit Terms.
Project	Jika pengadaan terkait project.
Currency	Mata uang yang digunakan.
Exchange Rate	Nilai tukar (dari menu Exchange Rate untuk Non Base Currency).
Bank	Bank yang akan digunakan untuk pembayaran.
Credit Terms	Ketentuan termin pembayaran.
Invoice Number	Nomor invoice dari Supplier.
Invoice Date	Tanggal invoice dari Supplier.
Tax Number	Nomor faktur pajak.
Tax Date	Tanggal faktur pajak.
Due Date	Tanggal jatuh tempo pembayaran.
Expected Date	Tanggal harapan pembayaran.
Taxable	Ada tagihan pajak dalam invoice.
Tax Include	Total tagihan sudah include pajak.
Tax Class	Kelas pajak.
Account	Akun hutang usaha.
Prepayment	Nominal uang muka yang digunakan sebagai pengurang tagihan (masukkan nilai negatif dengan tanda "-").
Type	Type AP Invoice (contoh: Hutang Bahan Baku, Hutang Ekspedisi).
Remarks	Keterangan tambahan.

Detail — Tab List PO

Nomor Purchase Order referensi (opsional, bisa dikosongkan jika tidak mengacu PO).

Detail — Tab List Receive Item

Klik Retrieve untuk menampilkan data PO Receipt dan PO Return.

Field	Keterangan
Qty Open	Qty yang sudah di-PO Receipt atau PO Return.
Qty Invoice	Qty yang akan diinvoicekan (bisa parsial).
Close Line	Y = tidak bisa diinvoice lagi; N = masih bisa parsial invoice berikutnya.
Invoice Cost	Harga yang ditagihkan Supplier (bisa berbeda dengan PO Cost jika settingan mengizinkan).

Apabila terdapat selisih Qty Invoice dengan Qty Open (misal Supplier menagihkan 95 dari PO Receipt 100), isi Qty Invoice sesuai tagihan dan set Close Line = Y.

Apabila terdapat selisih Invoice Cost dengan PO Cost (misal harga koreksi dari Supplier), isi Invoice Cost sesuai harga tagihan.

Apabila menggunakan Non Base Currency, Exchange Rate AP Invoice diambil dari menu Exchange Rate.

Tab Distribution Line menampilkan akun-akun pembentuk jurnal atas data yang telah diinput.

3. Click tombol Save atau Ctrl+S.

Pesan Error saat Save Data

Pesan	Artinya
GL Calendar Doesn't Exist / Closed	Periode belum ada atau sudah tutup buku.
Exchange Rate Can't Empty	Exchange Rate bernilai 0.
Qty Invoice Different From Qty Open	Ada perbedaan qty — pastikan Close Line sesuai kebutuhan.
Invoice Cost Different From PO Cost	Harga berbeda dengan PO (perlu setting "Editable Invoice Cost").
Do Not Use Prepaid Balance	Supplier punya saldo uang muka tapi tidak digunakan sebagai pengurang.

Transaksi Update Insert Data

• PO Receipt/Return: Kolom Qty Invoice bertambah.
• Purchase Order: Kolom Qty Invoice bertambah.
• Transaction Post (jurnal otomatis):

Kasus	Debit	Kredit
Standar	Account Hutang PO Receipt + Account Tax	Account Hutang + Account Tax Income
AP Usage Variance (qty berbeda)	Account Hutang PO Receipt + AP Usage Variance	Account Hutang
AP Rate Variance (harga berbeda)	Account Hutang PO Receipt + AP Rate Variance	Account Hutang
Selisih Kurs (kurs AP > kurs PO)	Account Hutang PO Receipt + Selisih Kurs	Account Hutang
Selisih Kurs (kurs AP < kurs PO)	Account Hutang PO Receipt	Selisih Kurs + Account Hutang

Edit Data

Hanya kolom non-akun yang bisa diedit: Bank, Credit Terms, Invoice Number, Tax Number, Tax Date, Due Date, Expected Date, Type, Remarks.

Delete Data

Pilih baris → Delete atau Ctrl+Del. Tidak bisa didelete jika periode sudah tutup buku.

Penjelasan Kolom Lainnya

Print Document

Klik Print atau Ctrl+P.

info

Lock Print AP Invoice — untuk print ulang gunakan menu AP Invoice Release Print.