overbooking

Referensi

Info	Detail
Menu Name	FOverBooking
Menu ID	336

Menunya ada di : Financial >> Cash Management >> Transaction >> Overbooking

Overbooking adalah menu untuk melakukan transaksi pindah buku antar akun bank atau kas internal perusahaan

Insert Data

Berikut langkah penginputannya,

1. Double click menu Overbooking
2. Klik tombol Insert di program atau klik tombol insert di keyboard untuk membuka halaman input

1. Entity, nama perusahaan diambil dari setingan default Entity di menu User Maintenance.
2. Branch, nama cabang perusahaan diambil dari setingan default Branch di menu User Maintenance
3. Date, tanggal transaksi
4. Currency, jenis mata uang
5. Exchange Rate, kurs mata uang dalam rupiah
6. Bank, nama bank pengirim
7. Cek / Giro Number, pilih nomor Cek / Giro jika pindah buku berasal dari Cek / Giro (lihat manual guide Bilyet Giro)

Pencarian data Cek / Giro dilimitasi oleh Entity, Bank dan Currency.

1. Reference Type, type dari transaksi apabila pindah buku tersebut terjadi atas pendapatan dari transaksi lain, yaitu dari AR Payment dan Cash In, ini biasanya terjadi untuk perusahaan yang mempunyai cabang, sehingga ketika terjadi transaksi AR Payment atau Cash In, maka bisa diketahui apakah transaksi tersebut sudah disetorkan ke rekening pusat atau belum.
2. Reference Number, kode transaksi dari AR Payment atau Cash In.
3. Reference Amount, akan terisi otomatis apabila kolom Reference Numbernya diisi, dan ini akan melimit amount di bagian grid detail, tidak boleh lebih besar totalnya dari Reference Amount. Tetapi apabila Reference Number tidak diisi, maka nilai Reference Amount ini akan 0.
4. Remarks, Keterangan tambahan perihal transaksi
5. Klik Tab Detail

1. Klik tombol Insert untuk menambah baris data
2. Double click Account, pilih kode akun bank penerima
3. Description, nama akun bank penerima
4. Amount, nominal uang yang dipindahkan/transfer
5. Klik tombol Save di program atau ctrl + s untuk menyimpan data

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika melakukan Save Data

1. GL Calendar Doesn't Exist For This Periode, artinya periode laporan keuangan belum ada, buatlah terlebih dahulu di menu GL Calendar (lihat manual guide GL Calendar).
2. Closed Transaction At GL Calendar For This Periode, artinya periode laporan keuangan yang sudah di tutup buku tidak bisa dilakukan Insert Data, terkecuali periode tersebut dibuka kembali (lihat manual guide GL Calendar). Hal ini berlaku juga ketika dilakukan Delete Data.
3. Transaction Date Exceed Transaction Date Off Branch, input data secara back date dan tanggal input datanya melebihi dari batas yang sudah ditentukan (lihat manual guide Branch, lihat penjelasan kolom Branch Date Off) maka program akan menolak melakukan Save Data.

Penjelasan Kolom Lainnya

1. Print Status, kolom memberikan informasi bahwa transaksi belum dilakukan print dokumen apabila status “N”, dan transaksi sudah dilakukan print dokumen apabila status “Y”.
2. Print Date, tanggal dokumen di print
3. Print Count, jumlah berapa kali dokumen pernah di print
4. User Create, user yang melakukan penginputan transaksi
5. Date Create, tanggal real insert transaksi, terisi otomatis berdasarkan tanggal server

Transaksi Update Insert Data

Jurnal Overbooking, berikut adalah penjelasan pencatatan jurnal untuk menu Overbooking,

Pencatatan jurnal sesuai penginputan form Cash In diatas :

Debit akan ambil dari account bank di bagian grid detail

Credit akan ambil dari account bank di bagian header

Contohnya yaitu

Debit 1 1 0 4 0 3 , KAS BANDUNG 3.500.000

Credit 1 1 0 4 0 2 , BANK BCA 3.500.000

Edit Data

Transaksi ini tidak bisa dilakukan Edit Data, apabila ada kesalahan data maka lakukan Overbooking kembali atau lakukan proses Delete Data.

Delete Data

Dilakukan dengan cara pilih data yang ingin dihapus kemudian klik tombol delete (5) di program atau tekan ctrl+delete di keyboard. Pada saat di hapus data yang sudah tercatat pada jurnal akan terhapus juga dengan syarat jurnal belum di posting, apabila jurnal sudah terposting maka akan membentuk jurnal balik dengan posisi tanggal sama dengan tanggal awal

Transaksi Update Delete Data

Reverse Jurnal Overbooking, Adalah jurnal balik Overbooking yang terjadi ketika data Overbooking dilakukan Delete Data dan data Jurnal Overbooking sudah dilakukan proses Posting Jurnal, data jurnalnya adalah sebagai berikut :

Debit 100204, BANK BRI 3.500.000

Credit 100102, KAS BANDUNG 3.500.000

Adapun tanggal jurnal baliknya adalah mengambil dari tanggal pengakuan jurnal sebelumnya.

Print Document

Print out dokumen, dengan cara pilih data yang ingin di print, klik tombol Print di program atau tekan tombol ctrl+p pada keyboard,

Berikut tampilan transaksi Overbooking

Dapat dilihat dari print out diatas, terdapat informasi yang dapat digunakan oleh user keuangan atau bagian-bagian yang membutuhkan. Berikut penjelasannya,

1. Logo dan identitas perusahaan
2. Informasi dokumen
3. Informasi transaksi pindah buku
4. Document approval (Penjelasan detail tertera pada Manual Guide Document Approval)

Ada beberapa konfigurasi terkait dengan print out dokumen. Sebagai berikut,

1. Document Approval, untuk bagian tanda tangan ambil dari settingan di menu Document Approval (lihat manual guide Document Approval)
2. Lock Print Overbooking, konfigurasi ini untuk mengaktifkan penguncian print dokumen lebih dari satu kali print. Di beberapa perusahaan menggunakan kebijakan ini untuk menghindari adanya penyalahgunaan dokumen. Selain itu juga sebagai kebijakan pengurangan atau efisiensi kertas. Ketika dilakukan print untuk yang kedua kali maka akan muncul notifikasi dari program yaitu Can’t Make Copy Document, artinya document sudah pernah dilakukan print out.

Apabila dibutuhkan lebih dari satu kali print dikarenakan kondisi tertentu, maka lakukan Release Print terlebih dahulu oleh bagian yang berwenang dilakukan di menu Overbooking Release Print. Berikut fasilitas menu nya :

Cara menggunakannya adalah, isi kolom Number dengan nomor Overbooking kemudian click tombol Process. Setelah itu Overbooking dapat dilakukan print dokumen yang kedua.

Video Tutorial Overbooking

Tutorial Financial - Cash Management - Overbooking