Disbursement Request

Referensi

Info	Detail
Menu Name	FDisbursementRequest
Menu ID	301
Manual Guide	Buka Google Docs

Disbursement Request adalah menu untuk melakukan transaksi pengajuan biaya yang dilakukan oleh user atau admin department kepada bagian keuangan

Menu : Financial >> Cash Management >> Transaction >> Disbursement Request

Berikut cara penginputannya

Header

1. Klik tombol insert di program atau click tombol insert di keyboard untuk membuka halaman input.

1. Entity, diambil dari settingan default Entity di menu User Maintenance

2. Branch, diambil dari settingan default Branch di menu User Maintenance

3. Type, jenis pengajuan

4. P : Petty Cash, pengajuan yang dilakukan biasanya untuk mengisi uang petty cash yang sudah habis dengan mencantumkan list biaya yang sudah dikeluarkan

5. K : Kasbon, pengajuan biaya dengan jenis seperti pinjaman, dimana dana yang diajukan harus direalisasikan atau dikembalikan dengan bukti-bukti pengeluaran melalui menu Disbursement Realization

6. L : Biaya Langsung, biasa digunakan untuk pengajuan dana yang nilainya sudah diketahui sebelumnya atau bisa juga berupa reimburse, yaitu pengeluaran biaya menggunakan uang pribadi terlebih dahulu, lalu mengajukan pengajuan dana untuk menggantinya.

7. Customer, jika pengajuan tersebut berhubungan dengan customer seperti perjalanan dinas maka pilih nama customer, jika tidak maka dilewat saja tidak perlu diisi.

8. Project, jika pengajuan tersebut berdasarkan atas projek tertentu maka pilih nama projek, jika tidak maka dilewat saja tidak perlu diisi

9. Cost Center, pilih nama departemen/bagian yang mengajukan, Cost Center tersebut diambil dari settingan default Cost Center di menu User Maintenance

10. Date, tanggal pengajuan

11. Due Date, tanggal maksimal pengajuan harus sudah dilakukan pencairan.

12. Currency, jenis mata uang

13. Exc Rate, kurs mata uang dalam rupiah

14. Bank, nama bank, kolom bank ini bisa dirubah apabila type yang dipilih adalah Petty Cash, selain itu maka kolom bank akan bersifat disable.

15. Account, nama Account

Apabila type yang dipilih adalah Petty Cash maka kolom Account akan terisi otomatis berdasarkan Cash Account dari Bank yang telah dipilih sebelumnya (point nomor 12), lihat manual guide Bank.

Apabila type yang dipilih adalah Kasbon maka kolom Account akan terisi otomatis berdasarkan Cash Advance Account dari Cost Center yang telah dipilih sebelumnya (point nomor 7), lihat manual guide Cost Center.

1. Employee, nama user yang mengajukan
2. Routing Approval, alur workflow transaksi (lihat manual guide Routing Approval)
3. Remarks Transaction, catatan tambahan atas transaksi pengajuan
4. Remarks Addition, keterangan tambahan

Detail

1. Klik tombol Insert (1) untuk menambah baris input data
2. Double click kolom Account (2) untuk memilih kode akun biaya
3. Cost Center, terisi otomatis sesuai dengan data yang diisi pada Tab Header
4. Description, nama akun transaksi
5. Remarks, keterangan tambahan perihal transaksi
6. Project, nama projek yang sudah dipilih pada tab Header atau bisa juga diganti dengan memilih list project yang tersedia
7. Amount, nominal biaya yang diajukan
8. Import From Excel, jika data transaksi berasal dari excel, maka user cukup dengan melakukan import data dari excel, untuk file excel bisa diambil di https://bit.ly/siven-importfile .
9. Klik tombol Save (3) pada program atau tekan ctrl+s pada keyboard

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan Save Data

1. Data Bank Can’t Empty, Ketika memilih Type Petty Cash maka kolom Bank harus diisi, berbeda dengan Type Kasbon dan Biaya Langsung kolom Bank akan disable.

1. Data Detail Can’t Empty, kolom input pada Tab Detail harus terisi

Penjelasan Kolom Lainnya

Grid Header

1. Tax Basis, nilai DPP (Dasar Pengenaan Pajak)
2. Tax, nilai PPN (Pajak Pertambahan Nilai)
3. Income Tax, nilai PPH (Pajak Penghasilan)
4. Netto, total biaya setelah tax
5. Total Payment, total nilai pengajuan yang sudah dibayarkan, terupdate oleh transaksi Disbursement Voucher
6. Outstanding Payment, total nilai pengajuan yang belum dibayarkan
7. Consume Amount, total nilai pengajuan yang sudah dilaporkan atas penggunaan biaya ya, ini berlaku untuk Disbursement Request type Kasbon yang terupdate oleh transaksi Disbursement Realization.
8. Refund Amount, total nilai pengembalian atas pengajuan yang sudah dilaporkan atas penggunaan biaya ya, ini berlaku untuk Disbursement Request type Kasbon yang terupdate oleh transaksi Disbursement Realization.
9. Remarks Cancel Line, keterangan perihal dilakukannya Cancel Line.
10. Remarks Close Line, keterangan perihal dilakukannya Close Line.
11. Date Close Line, tanggal Close Line terisi otomatis sesuai tanggal server saat melakukan Close Line
12. Print Status, kolom memberikan informasi bahwa transaksi belum dilakukan print dokumen apabila status “N”, dan transaksi sudah dilakukan print dokumen apabila status “Y”.
13. Print Date, tanggal melakukan print dokumen.
14. Print Count, untuk menampilkan informasi berapa kali user melakukan print out dokumen.
15. User Create, user yang melakukan penginputan transaksi.
16. Date Create, tanggal real pembuatan transaksi. Tanggal ini terisi otomatis berdasarkan tanggal real transaksi yang ada pada tanggal server.
17. User Update, user yang melakukan edit, update dan save transaksi.
18. Date Update, tanggal real edit, update dan save transaksi. Tanggal ini terisi otomatis berdasarkan tanggal real transaksi yang ada pada server.

Grid Detail

1. Seq, nomor urut input baris data
2. Payment, nominal pengajuan biaya yang sudah dibayarkan, terupdate oleh transaksi Disbursement Voucher
3. Outstanding Payment, nilai pengajuan biaya yang belum dibayarkan
4. Consume Amount, nilai pengajuan yang sudah dilaporkan atas penggunaan biaya ya, ini berlaku untuk Disbursement Request type Kasbon yang terupdate oleh transaksi Disbursement Realization
5. Refund Amount, nilai pengembalian atas pengajuan yang sudah dilaporkan atas penggunaan biaya ya, ini berlaku untuk Disbursement Request type Kasbon yang terupdate oleh transaksi Disbursement Realization.

Approve Line

Setelah melakukan penginputan, transaksi harus melalui proses approval yang sudah dilakukan konfigurasi berdasarkan Routing masing-masing user, berikut tahapan Routing Approval transaksi,

1. Transaksi yang sudah dilakukan save data, kolom Status akan terisi D : Draft. Secara program dapat diketahui proses approval yang kita ajukan melalui transaksi itu sendiri pada halaman detail – tab Work Flow, seperti gambar dibawah ini.

Di halaman Work Flow terdapat tahapan approval serta user yang melakukan approve transaksi, berikut penjelasan detailnya,

1. Seq, atau Sequence, urutan approval
2. User Approval, user yang melakukan approval
3. Status, progress approval
4. Hold To, pengajuan ditahan sampai dengan tanggal yang ditentukan User Approval
5. Remarks, keterangan Approval yang diisi oleh User Approval.
6. Is Current, N = proses approval belum tersedia pada user tersebut. Y = proses approval tersedia pada user tersebut.
7. Date, tanggal proses approval
8. User, user yang melakukan approval.

Dilihat dari gambar diatas, transaksi kolom “Is Current” belum tersedia pada User Approval.

1. Kemudian langkah selanjutnya yang harus dilakukan user adalah melakukan Approve Line transaksi dengan cara click transaksi yang bersangkutan lalu click tombol Approve line. Dengan catatan transaksi yang diinput sudah dipastikan benar.

1. Kemudian status transaksi akan berubah yang awal nya D : Draft menjadi W : Work Flow.
2. Selain merubah status transaksi, implikasinya pada halaman detail – Work Flow yang akan merubah “Is Current” menjadi “Y” pada User Approval sequence pertama. Artinya user tersebut yang harus melakukan proses approval pertama.

1. Selain implikasi pada transaksi, secara program akan memberikan notifikasi berupa :

2. Notifikasi Reminder Page atau Tombol Lonceng seperti pada gambar. Dengan cara click tombol Lonceng, lalu akan muncul halaman informasi transaksi yang harus dilakukan proses approval oleh user tersebut.

1. Dan melalui email yang dikirim oleh email sender perusahaan kepada user yang melakukan approval

2. Setelah itu User Approval dapat melakukan proses approval berdasarkan keputusan yang diambil atas pengajuan tersebut dengan cara, membuka menu E-approval – Disbursement Approval. Penjelasan mengenai E-Approval tertera pada Manual Guide Disbursement Approval.

3. Setelah User Approval melakukan approval dengan status “Approve”, secara otomatis kolom “Is Current” yang ada pada User Approval pertama berubah menjadi “N”, dan level User Approval selanjutnya berubah menjadi “Y”, artinya yang harus melakukan approval atas transaksi tersebut harus dilakukan oleh level User Approval selanjutnya.

1. Selanjutnya level User Approval selanjutnya bisa melakukan proses approval dengan cara yang sama.

Transaksi Update Approve Line

1. Budget Module

Akan update terhadap module budget dengan catatan

1. Account yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y
2. Cost Center yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Administration Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom:

• DR Type Petty Cash dan Biaya Langsung, kolom Realization bertambah senilai transaksi yang diinput.
• DR Type Kasbon, kolom Allocation bertambah senilai transaksi yang diinput.

1. Project yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Project Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom :

• DR Type Petty Cash dan Biaya Langsung, kolom Realization bertambah senilai transaksi yang diinput.
• DR Type Kasbon, kolom Allocation bertambah senilai transaksi yang diinput

Edit Data

Transaksi yang bisa dilakukan Edit Data adalah transaksi yang berstatus D: Draft saja.

Can’t Edit Data That Has Been In The Process, tidak bisa merubah data dengan status W, I dan C.

Apabila Status W ingin di edit maka saat Approval bagian Approver harus melakukan Rollback pada nomor transaksi tersebut.

Delete Data

Transaksi yang bisa di delete adalah transaksi yang berstatus D : Draft saja.

Can’t Edit Data That Has Been In The Process, status W, I dan C tidak bisa di delete

Cancel Line

Fasilitas Cancel Line digunakan untuk membatalkan transaksi tanpa harus menghapus history transaksi yang sudah tersimpan yang dilakukan oleh user pembuat transaksi tersebut. Fasilitas Cancel Line ini akan mengubah status transaksi W : Workflow atau I : In Progress menjadi status “X”.

Can’t Cancel For Draft Data, Transaksi yang masih status D : Draft tidak perlu dilakukan Cancel Line, cukup dengan melakukan Delete Data

Berikut cara menggunakan fasilitas Cancel Line,

1. Langkah pertama, click transaksi yang akan dilakukan Cancel Line.
2. Kemudian click tombol Cancel Line seperti gambar diatas.
3. Akan muncul comment box seperti gambar diatas. Perintahnya, harus mengisi keterangan atau informasi yang menyebabkan transaksi ini di Cancel Line.
4. Lalu click tombol OK untuk melanjutkan proses Cancel Line.
5. Can’t Cancel For Paid Data, tidak bisa Cancel Line untuk transaksi yang sudah dilakukan pembayaran

Transaksi Update Cancel Line

1. Status akan berubah menjadi ‘X’ dan transaksi tersebut tidak bisa digunakan

1. Budget Module

Akan update terhadap module budget dengan catatan

1. Account yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y
2. Cost Center yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Administration Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom:

• DR Type Petty Cash dan Biaya Langsung, kolom Realization berkurang senilai transaksi yang diinput.
• DR Type Kasbon, kolom Allocation berkurang senilai transaksi yang diinput.

1. Project yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Project Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom :

• DR Type Petty Cash dan Biaya Langsung, kolom Realization berkurang senilai transaksi yang diinput.
• DR Type Kasbon, kolom Allocation berkurang senilai transaksi yang diinput

Close Manually

Fasilitas ini digunakan untuk merubah status transaksi dari status outstanding “I” menjadi status C : Close. Status outstanding dalam hal ini adalah transaksi yang dicairkan / dibayarkan baru sebagian.

1. Pilih data DR yang masih memiliki Outstanding Payment atau dengan status I
2. Pilih tab Close Disbursement Request
3. Isi Remarks / keterangan perihal dilakukannya Close Manually
4. Klik tombol Close Disbursement Request Manually

Transaksi Update Close Manually

1. Status akan berubah menjadi C: Close atau transaksi selesai.
2. Data transaksi DR tersebut tidak akan bisa digunakan atau dicairkan dalam menu Disbursement Voucher

Print Document

Dari transaksi yang sudah di save, dapat dilakukan print out dokumen. Sebelum kita melakukan proses print out, pilih terlebih dahulu parameter-parameter print out nya, seperti gambar dibawah ini

Print Out Order By, urutan baris data detail saat dicetak berdasarkan :

1. Sequence, berurutan sesuai baris data yang diinput
2. Account Code, berurutan sesuai kode akun
3. Account Name, berurutan berdasarkan nama akun

Setelah hal itu kita tentukan lalu click tombol Print di program atau tekan tombol ctrl+p, kemudian click tombol preview.

1. Logo identitas perusahaan, keterangan tambahan perihal transaksi
2. Informasi Transaksi
3. Data biaya yang diajukan
4. Dokumen Approval

Ada beberapa konfigurasi terkait dengan print out dokumen. Sebagai berikut,

1. Document Approval, untuk bagian tanda tangan ambil dari settingan di menu Document Approval (lihat manual guide Document Approval)
2. Lock Print Disbursement Request, konfigurasi ini untuk mengaktifkan penguncian print dokumen lebih dari satu kali print. Di beberapa perusahaan menggunakan kebijakan ini untuk menghindari adanya penyalahgunaan dokumen. Selain itu juga sebagai kebijakan pengurangan atau efisiensi kertas. Ketika dilakukan print untuk yang kedua kali maka akan muncul notifikasi dari program yaitu Can’t Make Copy Document, artinya document sudah pernah dilakukan print out.

Apabila dibutuhkan lebih dari satu kali print dikarenakan kondisi tertentu, maka lakukan Release Print terlebih dahulu oleh bagian yang berwenang, menu tersebut ada di Cash Management >> Transaction >> Disbursement Request Release print

Setelah hal ini dilakukan maka nomor transaksi tersebut sudah dapat dilakukan print dokumen yang kedua.

1. Print Disbursement Request After Approve All, fasilitas ini digunakan untuk mensetup print dokumen hanya bisa digunakan pada saat setelah semua User Approval sudah melakukan approve

Budget Module

Apabila budget module diaktifkan di control file financial maka akan muncul tab baru di bagian detail dari menu Disbursement Request yaitu tab Budget Checking.

Setingan Financial Control File

Disbursement Request

Kegunaan dari tab Budget Checking ini adalah untuk mengetahui transaksi Disbursement Request yang tidak bisa dilakukan Approve Line, beserta Account yang mana dan berapa nilai variance amountnya (nilai budget yang kurang)

Penjelasan kolom

1. Project Code, identitas Project
2. Cost Center, identitas Cost Center
3. Account Code, kode Account
4. Account Name, nama Account
5. Remaining Budget, nilai budget yang tersisa
6. Request Budget, nilai budget yang diminta
7. Variance Amount, nilai budget yang selisih, yang tidak bisa terpenuhi budgetnya, nominal inilah yang harus dilakukan Budget Cross (lihat manual guide Budget Cross)
8. Last User Check, nama user yang melakukan pengecekan budget yang tidak bisa di approve
9. Last Date Check, tanggal dilakukan pengecekan budget yang tidak bisa di approve

Video Tutorial DR (Disbursement Request)

Tutorial Financial Cash Management Disbursement Request V4