Lewati ke konten utama

disbursement-realization-approval

Referensi​

InfoDetail
Menu NameFDisbursementRealizationApproval
Menu ID317

Menu ada di : e-Approval >> Disbursement Realization Approval

Workflow Approval, fasilitas ini digunakan sebagai keputusan User Approval dalam melakukan approve transaksi yang diajukan oleh user, dengan status approval “Approve, Hold, Cancel dan Rollback”. Proses approve harus dilakukan secara berurutan sesuai urutan yang telah ditentukan.

Sebelum penginputan Disbursement Realization, tim administrator harus membuat konfigurasi Routing Approval sesuai dengan kebijakan yang ditentukan perusahaan.

Note : Penjelasan detail tertera pada Manual Guide Routing Approval.

disbursement-realization-approval - gdoc-image-001-screenshot

Berikut langkah-langkah melakukan Approval atas Disbursement Realization

  1. Klik tombol Retrieve untuk menampilkan data realisasi yang perlu di Approve

disbursement-realization-approval - gdoc-image-002-screenshot

  1. Pilih data yang akan di approve

Ada empat pilihan status diantaranya​

  1. Approve, artinya transaksi disetujui oleh User Approval. Apabila terdapat User Approval di sequence berikutnya maka status transaksi tetap W : Workflow dan tahapan approval berlanjut ke User Approval berikutnya. Tetapi apabila tidak terdapat User Approval di sequence berikutnya dan artinya bahwa user tersebut adalah orang terakhir, maka status transaksi berubah dari W : Workflow menjadi C : Close.
  2. Hold, artinya transaksi yang diajukan ditahan atau proses tunggu dengan jangka waktu tertentu yang tertera pada kolom “Hold Day”, sampai dengan User Approval memberikan perintah untuk melanjutkan proses approval. Implikasinya, transaksi tidak dapat diproses oleh User Approval sequence selanjutnya sampai User Approval yang bersangkutan melakukan approve atau menyetujui pengajuan transaksi. Status ini dipilih jika User Approval memerlukan waktu untuk melakukan approve atas Disbursement Realization. Berikut tampilannya

disbursement-realization-approval - gdoc-image-003-screenshot

  1. Cancel, artinya transaksi yang diajukan tidak disetujui oleh User Approval. Secara transaksi tidak dapat diproses ke tahap selanjutnya dan tidak dapat dilakukan edit data. Transaksi akan berubah status menjadi “X” atau Cancel

  2. Rollback, ini dipilih jika User Approval mengembalikan Disbursement Realization, sehingga status Disbursement Realization berubah kembali menjadi “D” (Draft). Biasanya User Approval melakukan rollback ini untuk memberikan instruksi agar Disbursement Realization yang diajukan di revisi.

  3. Remark , keterangan atas status yang dipilih untuk Disbursement Realization.

  4. klik Process, untuk melakukan approval.

Transaksi Update Cancel Dan Rollback

  1. Budget Module

Akan update terhadap module budget dengan catatan​

  1. Account yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y
  2. Cost Center yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Administration Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom:
  • DR Type Petty Cash dan Biaya Langsung, kolom Realization berkurang senilai transaksi yang diinput.
  • DR Type Kasbon, kolom Allocation berkurang senilai transaksi yang diinput.
  1. Project yang dipilih adalah berstatus Is Budget : Y, maka akan update ke menu Budget Project Maintenance ke periode dimana tanggal transaksi ini dilakukan dan update ke kolom :
  • DR Type Petty Cash dan Biaya Langsung, kolom Realization berkurang senilai transaksi yang diinput.
  • DR Type Kasbon, kolom Allocation berkurang senilai transaksi yang diinput