fix-asset-return

Referensi

Info	Detail
Menu Name	FAssetBack
Menu ID	416

Fix Asset Return adalah menu untuk mencatat pengembalian asset dari pemegang asset (employee / departement) kepada pihak perusahaan yang mengurus asset, biasanya dipegang departemen General Affair (GA)

Menu : Financial >> Asset Management >> Fix Asset Transaction >> Fix Asset Return

Berikut cara penginputannya

Header

1. Click tombol insert di program atau click tombol insert di keyboard untuk membuka halaman input.
2. Entity, nama perusahaan diambil dari setingan default Entity di menu User Maintenance
3. Branch, nama cabang perusahaan diambil dari setingan default Branch di menu User Maintenance
4. Date, tanggal pengembalian asset
5. Remarks, keterangan tambahan / informasi perihal pengembalian asset

Detail

1. Asset Number, kode Asset
2. Asset Description, nama Asset
3. Return To Branch, nama Branch / cabang tempat asset dikembalikan
4. Return To Location, nama lokasi tempat asset dikembalikan
5. Return Reason, alasan asset dikembalikan (berupa list pilihan yang diambil dari menu Fix Asset Return Reason Code )
6. Remarks, keterangan tambahan
7. Click tombol save di program atau ctrl + s untuk menyimpan data.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika melakukan Save Data

1. GL Calendar Doesn't Exist For This Periode, artinya periode laporan keuangan belum ada, buatlah terlebih dahulu di menu GL Calendar (lihat manual guide GL Calendar).
2. Closed Transaction At GL Calendar For This Periode, artinya periode laporan keuangan yang sudah di tutup buku tidak bisa dilakukan Insert Data, terkecuali periode tersebut dibuka kembali (lihat manual guide GL Calendar).
3. Data Detail Can't Empty, tidak ada data detail yang diinput.

Penjelasan Kolom Lainnya

1. Print Status, kolom ini memberikan informasi bahwa transaksi belum dilakukan print dokumen apabila status “N”, dan transaksi sudah dilakukan print dokumen apabila status “Y”.
2. Print Count, untuk menampilkan informasi berapa kali user melakukan print out dokumen.
3. User Create, user yang melakukan penginputan transaksi.
4. Date Create, tanggal ini terisi otomatis berdasar tanggal real transaksi yang ada pada tanggal server.
5. User Update, user yang melakukan edit, update dan save transaksi.
6. Date Update, tanggal ini terisi otomatis berdasar tanggal real transaksi yang ada pada server.

Transaksi Update Insert Data

Setelah melakukan save transaksi secara program akan meng-update transaksi dan report seperti,

1. Fix Asset Master Financial

2. Mengupdate Grid Header kolom Qty Assign menjadi 0, artinya data asset sudah dilakukan pengembalian terhadap perusahaan.

3. Mengupdate Grid Header kolom Branch, Location, sesuai dengan data yang sudah diinput dan End User (Employee) menjadi null (data kosong).

4. Transaction Post

(D) ASS_ASSET_F / ASS_ASSET_E

(C) ASS_ASSET_F / ASS_ASSET_E

Apabila asset yang ditransfer adalah Asset Finance maka akan baca setingan product line untuk kode ASS_ASSET_F, tetapi apabila assetnya adalah Asset Expense maka akan baca setingan product line untuk kode ASS_ASSET_E

Debit dan Credit bisa saja berbeda apabila terdapat setingan untuk Location Product Line (lihat manual guide Location Product Line).

Edit Data

Transaksi Asset Assignment tidak dapat dilakukan Edit Data, adapun solusi apabila terjadi kesalahan input oleh user, dengan menggunakan prosedur Asset Return.

Delete Data

Transaksi Asset Assignment tidak dapat dilakukan Delete Data, adapun solusi apabila terjadi kesalahan input oleh user, dengan menggunakan prosedur Asset Return.

Print Document

Dari transaksi yang sudah disave, dapat dilakukan print out dokumen dengan cara click tombol Print di program atau tekan tombol ctrl+p, kemudian click tombol preview.

1. Logo dan identitas perusahaan
2. Nama dokumen dan nomor transaksi.
3. Nama asset dan employee yang menerima asset.
4. Document approval transaksi, konfigurasi print document terdapat dimenu Document Approval.

Ada beberapa konfigurasi terkait dengan print out dokumen. Sebagai berikut,

1. Document Approval, untuk bagian tanda tangan ambil dari settingan di menu Document Approval (lihat manual guide Document Approval)
2. Lock Print Asset Return, konfigurasi ini untuk mengaktifkan penguncian print dokumen lebih dari satu kali print. Di beberapa perusahaan menggunakan kebijakan ini untuk menghindari adanya penyalahgunaan dokumen. Selain itu juga sebagai kebijakan pengurangan atau efisiensi kertas. Ketika dilakukan print untuk yang kedua kali maka akan muncul notifikasi dari program yaitu Can’t Make Copy Document, artinya document sudah pernah dilakukan print out.

Apabila dibutuhkan lebih dari satu kali print dikarenakan kondisi tertentu, secara program udah menyediakan fasilitas print apabila sudah lebih dari satu kali print, yaitu Asset Return Release Print. Berikut fasilitas menu nya,

Cara menggunakannya adalah, isi kolom Number dengan nomor transaksi kemudian click tombol Process. Setelah hal ini dilakukan maka nomor transaksi tersebut sudah dapat dilakukan print dokumen yang kedua.

Video Tutorial Fix Asset Return

Tutorial Financial - Asset Management - Fix Asset Return