item-master

Referensi

Info	Detail
Menu Name	FPartNumber
Menu ID	35

Item master yaitu informasi mengenai data barang, baik barang yang berupa persediaan/inventory, biaya/expense dan juga asset. Adapun data barang persediaan terdiri dari bahan baku/raw material (rm), barang jadi/finished goods (fg) dan barang setengah jadi semi finished goods (sfg).

Item master akan digunakan di semua menu-menu pembelian, penjualan, inventory dan juga manufacture

Menu Item Master ada di : Master Data >>Item/site >> Item >> Item Master

Berikut cara penginputannya

1. Double click menu Item Master.
2. Click tombol insert di program untuk membuka halaman input

1. Entity, entitas (lihat manual guide Entity).
2. Code, kode item.

Untuk kode item setiap perusahaan biasanya sudah mempunyai format penomoran masing-masing dan itu dilakukan diluar sistem disini, tetapi ini bagusnya untuk item master type Inventory, sedangkan type Expense dan Aset gunakanlah kode item sama persis dengan kode akun di bagian accounting

Contoh terdapat akun : 51301110, JASA EXPEDISI, maka sebaiknya kode item dan descriptionnya pun disamakan juga yaitu kode item 51301110 dan description1 : JASA EXPEDISI

1. Item Code Tax, didapatkan dari pihak Direktorat Jendral Pajak.
2. Description 1, nama item 1.
3. Description 2 , nama item 2.
4. Product Line, aturan jurnal yang akan terjadi ketika suatu transaksi dilakukan atas item master (lihat manual guide Product Line).
5. Group, pengelompokan / penggroupan item master berdasarkan jenis dari itemnya (lihat manual guide Item Group).
6. Lot/Serial/Non

Persamaan Lot Dan Serial

Item master yang mempunyai settingan lot atau serial maka ketika terjadi transaksi inventory wajib menyertakan nomor lot atau serialnya, dari mulai penambahan inventory semisal Purchase Receipt, Inventory Receipt, WO Receipt dan lain sebagainya

Nomor lot atau serial inipun akan ditampilkan di menu inventory report.

Nomor lot atau serial biasanya dipakai untuk barang Finish Goods atau Semi Finished Goods dalam menampung kode produksi hasil dari menu WO Receipt, sehingga penelusuran /tracking data menjadi bisa didapatkan lebih detail, kita bisa tahu kapan barang tersebut diproduksi , oleh siapa diproduksi dan menggunakan raw material apa saja.

Selain dari itu nomor lot ataupun serial bisa dipakai juga untuk Raw Material yang membutuhkan penelusuran /tracking data, kapan barang tersebut diterima / PO Receipt, kapan barang tersebut dilakukan Inspection, kapan barang tersebut masuk ke produksi / WO Component Issue.

Perbedaan Lot Dan Serial

Satu lot number terdiri lebih dari satu qty barang untuk satu item master, sedangkan satu serial number hanya bisa satu qty saja untuk satu item master bahkan tidak boleh duplicate untuk item master lainnya juga.

Dan untuk item master ber type Asset ini wajib menggunakan serial, bukan lot dan bukan non, kenapa wajib menggunakan serial, karena item master Asset harus bersifat unik, contoh ada 10 motor bermerek yang sama bertahun yang sama, maka 10 motor tersebut harus mempunyai identitas pembedanya, yaitu serial number.

Non

Item master yang mempunyai setingan non, maka item tersebut tidak memiliki number khusus yang menempel pada dirinya selain dari kode barang, sehingga transaksi-transaksi inventory yang terjadi atas dirinya tidak memerlukan input number khusus selain hanya kode item master saja.

1. Unit Measure, satuan ukur yang berfungsi agar nilai suatu persediaan inventory menjadi diketahui nilainya,
2. Type, tipe dari item terdapat tiga pilihan yaitu Inventory, Asset, dan Expense.

Inventory

Item master type inventory artinya barang ini masuk ke dalam modul inventory, setiap transaksi yang terjadi akan menyebabkan penambahan atau pengurangan inventory/persediaan. Ketika terjadi proses Purchase Order menggunakan item master type inventory, maka ketika terjadi proses PO Receipt maka item master tersebut akan menambah inventory. Asset :

Item master type asset artinya barang ini masuk kedalam modul asset. Ketika terjadi proses Purchase Order menggunakan item master type asset, maka ketika terjadi proses PO Receipt maka item master tersebut akan menambah data asset.

Expense : Item master type expense artinya barang ini langsung dijadikan biaya, tidak masuk ke inventory tidak juga masuk ke aset .

Ketika terjadi proses Purchase Order menggunakan item master type expense, maka ketika terjadi proses PO Receipt maka item master tersebut akan langsung menjadi biaya.

1. Purchase / Manufacture, sumber pengadaan dari item master, apabila Purchase maka barang tersebut sumber pengadaannya dari Purchase Order, dan apabila Manufacture maka barang tersebut sumber pengadaannya dari proses Manufacture yaitu Work Order. Item master bersifat Purchase tidak akan bisa dilakukan proses Work Order, begitupun sebaliknya item master bersifat Manufacture tidak akan bisa dilakukan proses Purchase Order. System sudah melimitasi hal tersebut agar tidak terjadi.

2. Class, pengelompokan item master berdasarkan class nya (lihat manual guide Item Class).

3. Item Status, Status item master (lihat manual guide Item Status).

4. Location, nilai default lokasi item master (lihat manual guide Location) ketika terjadi suatu transaksi.

Setingan default kolom lokasi di transaksi-transaksi inventory mempunyai 3 tingkatan, yaitu :

• Settingan location di menu Transaction Location Default, bisa dilihat manual guide menu terkait
• Settingan location di menu User Maintenance
• Settingan location di menu Item Master

Ini artinya apabila sebuah transaksi sedang dilakukan semisal Purchase Receipt, maka kolom location di menu Purchase Receipt akan membaca setingan ke Transaction Location Default terlebih dahulu, apabila disana tidak disetting, maka akan membaca ke settingan location di user maintenance dan apabila tidak di setting juga, maka akan membaca settingan location di menu Item Master atas item tersebut.

1. Safety Stock, pengaman persediaan untuk menjaga atau melindungi kemungkinan terjadi kekurangan persediaan. Apabila qty persediaan lebih kecil dari Safety Stock, maka item tersebut sudah diharuskan untuk dilakukan proses pengadaan kembali.

Terdapat menu report yang berisikan informasi mengenai barang-barang yang qty persediaannya lebih kecil dari safety stock, yaitu menu Inventory Safety Stock Report yang berada di Distribution\Inventory\Report\Grid Mode\ Inventory Safety Stock Report.

1. Tonnage, kapasitas item master dalam bentuk ton.
2. Minimum Order, jumlah pesanan minimum.
3. Taxable, menunjukkan bahwa transaksi yang akan dilakukan merupakan transaksi berpajak atau tidak. Setingan Taxable di menu Item Master terdiri dari tiga setingan yaitu : - / None, Y, N

Setingan Y dan N akan mengakibatkan ketika terjadi pembuatan Sales Order maupun Purchase Order maka setingan pajak mengikuti setingan dari item master.

Tetapi apabila setingannya adalah - / None akan mengakibatkan ketika terjadi pembuatan Sales Order maupun Purchase Order maka setingan pajak tidak mengikuti settingan item master tetapi mengikuti settingan pajak di transaksi tersebut masing-masing.

1. Tax Include, menunjukkan bahwa transaksi yang akan dilakukan sudah include pajak.
2. Tax Class, pengkodean untuk kode kelas pajak (lihat manual guide Tax Class).
3. Tax Type, type pajak dari item, terdiri dari PPN Bebas dan PPN Bayar.

PPN Bebas diterapkan untuk item seperti buku pelajaran, kitab agama (Al-Qur’an, Injil dan lain sebagainya) sedangkan PPN Bayar diterapkan untuk item diluar item PPN Bebas.

1. Price, basis harga dari sebuah price list, satu item master mempunyai satu price basis, sedangkan price list satu item master bisa mempunyai beberapa price list yang berbeda tergantung dari group customernya (lihat manual guide Price List).
2. Phantom, sebuah status item master dalam modul manufacture dan ini untuk barang Manufacture bukan untuk barang Purchase, dan untuk Semi Finished Goods /SFG bukan untuk Finish Goods/FG.

Apabila di setting ke N, artinya barang SFG tersebut harus melalui proses produksi terlebih dahulu sebelum bisa digunakan. Apabila di setting ke Y, artinya barang SFG tersebut tidak melalui proses produksi, barang yang dibutuhkan untuk proses produksi bukan SFG nya tetapi bill of material dari SFG nya.

Contoh : Terdapat Bill Of Material (BOM) atas FG dengan berkode “FG-A”

Level 0 : FG-A Level 1 : SFG-A 🡪 setingan phantom N

Level 2 : RM-1 (Raw Material)

Level 2 : RM-2

Level 1 : SFG-B 🡪 setingan phantom Y

Level 2 : RM-3

Level 2 : RM-4 Dari contoh diatas tergambar ada suatu FG mempunyai 2 anak SFG, dan SFG-A kita set phantom N dan SFG-B kita set phantom Y

Bagaimana proses untuk membuat FG-A, yaitu dengan cara :

• Karena SFG-A kita set phantom N artinya SFG-A ini harus dibuat terlebih dahulu barangnya sebelum kita membuat FG-A. Kita buatkan Work Order atas SFG-A, lakukan proses sampai dengan akhir yaitu WO Receipt, maka SFG-A ini sudah tersedia di gudang sebagai persediaan.
• Untuk SFG-B kita tidak perlu membuatkan terlebih dahulu barangnya, karena dia settingannya adalah Phantom Y
• Langkah terakhir adalah membuat Work Order atas barang FG-A yang mana nanti kebutuhan barangnya adalah : SFG-A, RM-3 dan RM-4

Jadi seolah-olah proses pembuatan SFG-B ini berbarengan prosesnya dengan pembuatan dari FG-A.

Untuk SFG-A karena dia melalui proses Work Order maka item tersebut memiliki struktur cost tersendiri, cost material, cost overhead, cost labor, cost burden, cost subcont. Berbeda dengan SFG-B karena tidak melalui proses Work Order maka struktur costnya melebur kedalam FG-A.

1. Is Active, menunjukkan bahwa Item aktif atau tidak aktif.
2. Click tombol save di program atau ctrl + s untuk menyimpan data.

Note

• Edit Data , dilakukan dengan cara menekan tombol edit di program .

Description1 dan Description2

Walaupun sudah dilakukan perubahan di item master maka di di menu-menu yang menggunakan item master datanya akan berubah juga, terkecuali untuk menu-menu Sales Order, Purchase Requisition dan Purchase Order. Dua menu tersebut sistemnya mengcopy datanya dari item master dan bisa dilakukan perubahan di masing-masing menu tersebut yaitu Sales Order, Purchase Requisition dan Purchase Order.

Kenapa bisa dilakukan perubahan karena untuk menyederhanakan data item master, semisal item master yang berbeda warna, berbeda merek yang mana tidak diperlukan analisa data atas hal tersebut. Daripada karena berbeda warna dan berbeda merek dibuatkan masing-masing menjadi item master tersendiri, baiknya hanya satu item master saja.

Contoh penyederhanaan lainnya adalah item master Biaya atau Jasa, alih-alih kita mendaftarkan semua biaya atau jasa yang akan terjadi di item master, maka cukup kita daftarkan satu item master saja yaitu item master Biaya atau item master Jasa (lihat penjelasan untuk kolom Code di atas)

Contoh terdapat suatu item master Berkode RM-01, description1 : Kabel, description2 : kosong tidak diisi. Lalu ketika terjadi proses pembelian barang maka description1 diubah menjadi “Kabel Merek Eterna”, dan description2 dirubah menjadi “warna hitam”

Contoh untuk item jasa, ketika terjadi proses pembelian barang maka description1 bisa kita rubah menjadi Service Kendaraan atau Jasa Expedisi dan lain sebagainya.

Lot/Serial/Non

Apabila akan dilakukan perubahan dari satu status ke status yang lainnya maka yang harus diperhatikan adalah kondisi inventory atas item tersebut sudah terlebih dahulu dinolkan terlebih dahulu, agar tidak menyebabkan kebingungan data, terdapat data inventory yang berbeda ada yang Lot, Serial, Non dalam satu item master, dan apabila terjadi maka item tersebut tidak akan bisa diproses issue, yaitu menu SO Shipment, WO Component Issue, Inventory Transfer Issue, Inventory Issue dan lainnya.

Type

Kolom ini tidak bisa dilakukan perubahan, karena type ini berhubungan dengan modul besar lainnya yaitu modul inventory dan modul asset management.

Active

Apabila dilakukan proses non active tetapi ternyata masih mempunyai qty persediaan, maka sistem akan memberikan notifikasi yaitu "There Is Stock For This Item, Continue To Non Active...?", apabila di respon Yes maka data tersebut akan menjadi non active.

Yang perlu diperhatikan adalah ketika item master tersebut menjadi non active maka item master tersebut tidak akan bisa dipanggil di semua transaksi apapun lagi.

Liat manual guide Item Status apabila menghadapi kondisi dimana item master tersebut tidak boleh lagi terjadi proses penambahan stok tetapi harus terjadi proses pengeluaran stock.

• Delete Data , dilakukan dengan cara menekan tombol delete di program. Tetapi data tidak bisa didelete apabila data sudah terpakai di menu-menu yang terkait, solusinya atas hal tersebut bukan delete data tetapi lakukan edit data dan berikan status non active terhadap data tersebut.

Video Tutorial Item Master

Tutorial Master Data - Item - Item Master