Lewati ke konten utama

Internal Assessment Note

PT Harapan Kurnia Textile Indonesia (Kurnia Group)​

Tujuan Dokumen​

Dokumen ini dibuat sebagai bahan internal tim ERP dan Marketing untuk melakukan assessment awal terhadap peluang implementasi ERP pada PT Harapan Kurnia Textile Indonesia, serta sebagai referensi persiapan demo, diskusi lanjutan, dan penyusunan proposal pilot project.

1. Profil Perusahaan

PT Harapan Kurnia Textile Indonesia​

PT Harapan Kurnia Textile Indonesia merupakan bagian dari Kurnia Group yang bergerak di industri manufaktur tekstil, dengan fokus utama pada proses produksi kain dari bahan baku benang hingga menjadi kain jadi siap jual.

Secara umum proses bisnis yang dijalankan meliputi:

  • Pengadaan benang dan bahan pendukung produksi

  • Proses knitting (perajutan) menjadi kain greige

  • Proses dyeing (pencelupan warna)

  • Proses printing (motif)

  • Proses finishing dan quality improvement

  • Penyimpanan dan distribusi kain jadi

  • Penjualan kepada customer

Perusahaan memiliki karakteristik manufaktur tekstil yang kompleks karena melibatkan:

  • Multi-stage production process

  • Inventory tracking berdasarkan roll kain

  • Quality grading

  • Warehouse movement yang intensif

  • Internal dan external production processing

  • Cost tracking per proses produksi

2. Kondisi ERP Existing

Teknologi​

ERP saat ini merupakan sistem internal yang dikembangkan oleh tim programmer in-house.

Karakteristik sistem:

  • Java Monolith Application

  • Spring Framework

  • JDK 7

  • MySQL Database

  • On-Premise Deployment

  • Physical Server Installation

  • Hanya dapat diakses melalui jaringan lokal perusahaan

3. Cakupan Modul ERP Existing

Sales Management​

  • Sales Order

  • Monitoring realisasi Sales Order

  • Monitoring progress produksi terhadap Sales Order

  • Monitoring pengiriman terhadap Sales Order

Purchasing Management​

  • Purchase Order berdasarkan Sales Order

  • Purchase Order tanpa referensi Sales Order

  • Supplier Management

  • Purchase Invoice

Inventory Management​

Inventory yang Dikelola​

Kain Greige​

  • Hasil proses knitting

  • Kain mentah sebelum proses pewarnaan

Kain Warna​

  • Hasil proses dyeing

Kain Motif​

  • Hasil proses printing

Benang​

  • Raw material utama sebelum proses knitting

Fitur Inventory​

  • Multi warehouse

  • Multi location/rack

  • Stock mutation

  • Stock ledger

  • Stock card

  • Stock balance

  • Historical stock position (backdate stock)

  • Stock valuation

  • Safety stock

  • Forecast stock availability

  • Inventory asset valuation

  • WIP (Work In Progress) inventory valuation

  • Inventory adjustment

  • Stock whitening/variance adjustment

  • Stock opname workflow

Inventory Transformation​

Sistem mendukung:

  • Warehouse transfer

  • Repackaging

  • Split roll

  • Merge roll

  • Quality grade adjustment

Manufacturing Management​

Knitting Process​

Transformasi:

Benang → Kain Greige

Dokumen:

  • Work Order (WO)

  • Dyeing Order (DO)

Dyeing Process​

Transformasi:

Kain Greige → Kain Warna

Dokumen:

  • WO / DO

Printing Process​

Transformasi:

Kain Warna → Kain Motif

Dokumen:

  • WO / DO

Finishing & Improvement Process​

Transformasi:

Kain → Kain dengan kualitas sesuai permintaan customer

Dokumen:

  • WO / DO

Manufacturing Features​

  • Production queue per machine

  • Production progress tracking

  • Machine process reporting

  • Machine process receipt printing

  • Production evidence documentation

  • Internal production

  • External production (subcontracting)

External Production Support​

ERP mendukung proses produksi yang dilakukan pihak ketiga (makloon/subcontractor).

Fitur:

  • Work Order external

  • Cost tracking

  • Vendor processing cost

  • Integration ke invoice biaya produksi

Delivery & Distribution​

  • Surat Jalan

  • Delivery Order

  • Shipment Monitoring

  • Barcode-based delivery process

Return Management​

  • Customer Return

  • Supplier Return

  • Production Failure Return

  • WO/DO Return

Finance & Accounting​

Transaction​

  • Sales Invoice

  • Purchase Invoice

  • Production Invoice

  • Debit Note

  • Credit Note

  • Cash In

  • Cash Out

Accounting​

  • Chart of Account

  • General Ledger

  • Trial Balance

  • Financial Reporting

4. Master Data

ERP memiliki master data sebagai berikut:

  • Warehouse

  • Rack / Location

  • Yarn (Benang)

  • Fabric Type (Jenis Kain)

  • Color Number

  • Supplier

  • Customer

  • Sales / Follow Up

  • Production References

5. Barcode & Mobility

ERP telah mendukung:

  • QR Code Generation

  • Barcode Label Printing

  • Roll Identification

QR Code digunakan untuk:

  • Stock opname

  • Shipment process

  • Roll tracking

Melalui:

  • Handheld device

  • Mobile PWA Application

6. Chemical & Recipe Management

ERP juga digunakan untuk mengelola:

  • Chemical

  • Dye Stuff

  • Production Recipe Card

  • Dyeing Formula

7. Reporting & Printing

Sistem menyediakan:

  • Dot Matrix Printing Support

  • Excel Export (.xls)

  • PDF Export

8. Administration & Security

System Configuration​

Master konfigurasi:

  • Company Name

  • Address

  • NPWP

  • Default Warehouse

  • Default Finance Account

  • System Parameters

Access Control​

Model akses saat ini:

  • User-based permission

  • Non role-based

Hak akses:

  • Create

  • Update

  • Delete

  • Confirm

  • Cancel

Per user dapat memiliki akses berbeda untuk setiap modul.

Audit & Compliance​

  • Audit Trail

  • Activity Log

  • Version Control

  • Backdate Transaction Lock

Migration Support​

  • Closing Book Process

  • Historical Data Migration Preparation

  • Opening Balance Generation

Support System​

  • Ticketing System

  • User Inquiry Support

Dashboard​

Dashboard mendukung:

  • Dynamic Widget

  • Per User Configuration

  • Per Role Configuration

Tax​

  • Coretax Import Support

9. Identified Pain Points

1. Teknologi Sudah Outdated​

Current Technology Stack:

  • Java Monolith

  • Spring Legacy Framework

  • JDK 7

  • MySQL Legacy Environment

Dampak:

  • Sulit melakukan improvisasi besar

  • Risiko kompatibilitas teknologi baru

  • Risiko performa jangka panjang

  • Sulit integrasi IoT/Machine Integration

  • Sulit integrasi Data Analytics Platform

  • Sulit implementasi AI Features

2. Over-Customization​

Permasalahan:

  • Terlalu banyak custom feature

  • Sebagian modul tidak lagi digunakan

  • Banyak proses tidak mengikuti ERP best practice

  • Kompleksitas maintenance meningkat

3. Finance Module Belum Mature​

Permasalahan:

  • Belum sepenuhnya terintegrasi

  • Financial reporting belum menjadi single source of truth

  • Potensi rekonsiliasi manual masih tinggi

4. Inventory Architecture Kompleks​

Permasalahan utama:

Sistem inventory menggunakan konsep sumber stok (stock origin/source stock) yang cukup kompleks.

Dampak:

  • Perhitungan stok menjadi rumit

  • Perhitungan nilai stok menjadi rumit

  • Mutasi stok sulit ditelusuri

  • Perbandingan hasil stock opname lebih kompleks

  • Performa query inventory menjadi berat

  • Potensi inkonsistensi data meningkat

10. Ringkasan Diskusi Awal

Penawaran Pilot Project​

Disampaikan bahwa implementasi dapat dimulai melalui pendekatan Pilot Project.

Tujuan:

  • Melakukan riset proses bisnis lebih detail

  • Menyesuaikan ERP dengan kebutuhan tekstil

  • Menyusun use case nyata

  • Menjadi portfolio implementasi industri tekstil

Fleksibilitas Kustomisasi​

Disampaikan bahwa:

  • ERP dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan industri tekstil

  • Tetap mengikuti ERP best practice

  • Menghindari over-customization seperti sistem existing

Ketertarikan Client​

Respon awal cukup positif.

Mereka tertarik terhadap:

  • Konsep pilot project

  • Modernisasi ERP

  • Kesempatan menyesuaikan proses bisnis saat ini

  • Solusi ERP yang lebih siap untuk kebutuhan masa depan

Transition Strategy​

Kemungkinan implementasi:

Parallel Run​

ERP Lama + ERP Baru

Tujuan:

  • User Training

  • Validasi proses bisnis

  • Data verification

  • Persiapan migrasi

Pricing Discussion​

Dari pembicaraan awal:

  • Tidak terdapat keberatan signifikan terhadap estimasi harga Full ERP Package (~190 juta)

Concern yang Perlu Dijawab Pada Pertemuan Berikutnya​

Deployment​

  • Opsi On-Premise Installation

  • Infrastruktur yang dibutuhkan

Customization​

  • Sejauh mana customisasi dapat dilakukan

  • Mekanisme change request

  • Dampak customisasi terhadap roadmap produk

Pricing Scheme​

  • Apakah customisasi mempengaruhi harga

  • Skema lisensi

  • Maintenance fee

  • Support fee

11. Rekomendasi Persiapan Internal

Tim ERP​

Perlu mempersiapkan:

Sales Order​

  • Onboard master customer

  • Create Sales Order seperti use case Perusahaan Textile, input detail item benang,kain,qty,harga jual,dkk

Purchase Order​

  • Onboard master supplier

  • Create Purchase Order seperti use case Perusahaan Textile

  • Penerimaan Barang dari Supplier ke inventory

Manufacturing Demo​

  • Knitting Process

  • Dyeing Process

  • Printing Process

  • Finishing Process

Inventory Demo​

  • Roll Tracking

  • Barcode Tracking

  • Stock Mutation

  • Stock Opname

  • Stock Valuation

Distribution Demo​

  • Create distribution/shipment items ke customer berdasarkan Sales Order

  • Barang terkirim berpengaruh terhadap inventory stock

  • Invoice

Finance Demo​

  • Integrated Financial Posting

  • General Ledger

  • Costing

  • Financial Reporting

Dashboard Demo​

  • Management Dashboard

  • Production Dashboard

  • Inventory Dashboard

Tim Marketing (Opsional)​

Perlu mempersiapkan:

Business Value Proposition​

  • Modern Technology Stack

  • Future Ready Architecture

  • Better Inventory Architecture

  • Integrated Finance

  • IoT Ready

  • AI Ready

  • Data Analytics Ready

Pilot Project Proposal​

  • Scope

  • Timeline/Deliverables

  • Success Criteria

  • Pricing

ROI Narrative​

  • Reduced maintenance cost

  • Better reporting visibility

  • Faster operational process

  • Better inventory accuracy

  • Improved financial control

Kesimpulan

PT Harapan Kurnia Textile Indonesia merupakan prospek yang sangat potensial karena:

  • Memiliki kebutuhan ERP yang kompleks dan matang

  • Sudah memahami konsep ERP manufaktur

  • Memiliki pain point yang jelas pada sistem existing

  • Tertarik terhadap pendekatan pilot project

  • Tidak menunjukkan resistensi signifikan terhadap estimasi biaya awal